Cum să livrezi un eveniment… WOW!

În momentul în care m-a chemat CEO-ul în birou și mi-a spus că am responsabilitatea de a organiza un eveniment inedit pentru partenerii de afaceri, dar la care să participe și colegii mei, m-am panicat. Sunt obișnuită să organizez evenimente fie pentru colaboratori și parteneri, fie pentru colegi, iar ideea de a-i aduce pe toți în același loc, păstrând însă un caracter relativ business al evenimentului, înseamnă pentru mine o provocare cu atât mai importantă. Relația profesională dintre mine și managerul general este simplă: mi-a fost atribuită o responsabilitate, din acel moment sunt pe cont propriu, iau singură deciziile și duc activitatea la bun sfârșit fără a mai avea nevoie de confirmări din partea lui. Înțelegeți de ce m-am panicat?

Am să bifez cele mai importante detalii ale evenimentului, cele care vor face diferența din punctul meu de vedere.

Așadar: mi se cere un eveniment de afaceri atipic, pe care să-l abordez informal. Trebuie să formez un spațiu primitor atât pentru partenerii noștri de afaceri – directori de resurse umane proveniți din companii mari, cât și pentru colegii mei informaticieni. Ce au în comun unii cu alții? Valorile care ne recomandă: implicarea, profesionalismul, integritatea, unitatea, dorința de a oferi întotdeauna mai mult… cu alte cuvinte, depășim și ne depășim așteptările. Avem acel factor WOW cu care ne surprindem partenerii de afaceri de fiecare dată. Lucrăm cu parteneri care oferă la rândul lor servicii și produse WOW. Împreună suntem #teamWOW. Cred că tocmai am găsit laitmotivul acestui eveniment corporate.

Îmi doresc un eveniment tematic, plin de energie și voie bună, reușit din toate punctele de vedere. Să organizezi un eveniment la hotel în București poate deveni un eșec atunci când nu lucrezi cu oamenii potriviți. Pentru a mă asigura că am parte de tot sprijinul necesar apelez la colaboratorii mei preferați: prietenii de la hotelul Golden Tulip Times. Îi găsim în zona centrală a Bucureștiului, sunt adevărați profesioniști, oferă o gamă completă de servicii, și nu doar atât: oferă întotdeauna mai mult. Le-am povestit că-mi doresc un eveniment tematic și mi-au oferit câteva ore din timpul lor pentru a pune la punct cele mai mici detalii despre ziua cea mare.

golden tulip bucuresti hotel

Cu găzduirea oaspeților din provincie am rezolvat-o rapid. Mi-au pus la dispoziție cinci camere moderne pentru a le asigura confort absolut invitaților noștri.

Deoarece ne dorim să fim mereu în top și să oferim o experiență WOW participanților, ce putea fi mai potrivit decât un spațiu neconvențional, memorabil, la înălțime? Skyline Club s-a potrivit de minune cerințelor mele. Imaginați-vă un dom de sticlă ce oferă o perspectivă panoramică asupra împrejurimilor. Perfect, nu-i așa?

skyline tulip hotelskyline golden tulip hotel

Echipa de la Golden Tulip Times a venit cu o sugestie pe care am îmbrățișat-o: să organizăm evenimentul sub forma unui cocktail party. De fiecare dată când lucrez cu ei beneficiez de consultanță și mereu mă surprind cu idei potrivite. De exemplu, de câte ori vi se întâmplă ca o simplă discuție despre meniul petrecerii să se transforme într-o experiență culinară deosebită? Vă spun eu: rar. Am reușit să concepem un meniu simplu, dar extrem de rafinat, scos în evidență prin detaliile aranjamentului meselor. Cunosc bucătarii și personalul restaurantului Good Old Times din cadrul hotelului, pentru că am mai colaborat cu alte ocazii, și tot ce pot povesti despre ei este la superlativ. De aceea le-am și propus lor să creeze minunile culinare, pentru că sunt sigură că pun factorul WOW pe platouri.

meniu golden tulip

Auzind de tematica propusă, personalul din cadrul cafenelei hotelului – Café Times – aduce un plus de valoare evenimentului meu. Un cocktail party fără un cocktail drink personalizat nu se poate, așa că mi-au propus să inventăm un cocktail WOW, special pentru acest eveniment, astfel încât să încântăm invitații cu o aromă unică, parfumată. Am încredere deplină în creativitatea lor, așa că mă voi lăsa surprinsă și voi degusta ”poțiunea magică” odată cu ceilalți.

Accesul invitaților în sală se face informal, astfel că am gândit câteva momente care vor rămâne în gazeta de perete virtuală a companiei noastre, mai ales că hotelul ne pune la dispoziție un sistem audio-video performant. Partenerii de afaceri sunt invitați să ne ofere câteva cuvinte înregistrate despre ce înseamnă colaborarea cu noi, într-o cabină personalizată sub forma celui mai înalt vârf de munte pe care flutură steagul cu numele companiei proprii. Ați sesizat legătura care se creează cu locul în care se desfășoară evenimentul – Skyline? Pe de altă parte, colegii mei sunt invitați să povestească despre ce înseamnă munca într-o companie WOW, într-o cabină sub forma unui roller-coaster.

Îmi doresc să existe și un moment prin care să-i scot din zona de confort pe toți cei prezenți la eveniment, astfel că am gândit premierea tuturor invitaților cu insigne care certifică statutul de PARTENER-WOW, respectiv ANGAJAT-WOW. Ne așteptăm să surprindem multe zâmbete și aplauze primite pe merit!

Momentul serii este oferit de un invitat-surpriză, pe care cei mai mulți dintre partenerii noștri de afaceri îl cunosc. Am invitat unul dintre cei mai buni speakeri și traineri din România să vorbească despre ce înseamnă cultura organizațională WOW a unei companii în relația cu clienții și colaboratorii, și care este impactul pozitiv pe termen lung pentru toate părțile implicate, dând cel mai bun exemplu: compania noastră. Sunt sigură că este un subiect de interes pentru invitați, mai ales că provin din domeniul resurselor umane.

Imaginați-vă că este seară, sunteți la etajul 10 al hotelului. Luminile sunt calde și se topesc într-un decor tematic WOW, iar fundalul muzical este asigurat de o trupă de jazz. În acorduri fine de pian, invitații se destind și socializează între ei, descoperind că unul are produsele sau serviciile de care celălalt are nevoie – punctul forte al oricărui eveniment de business, networking-ul. Totodată, evenimentul este cel mai bun prilej pentru ca partenerii de afaceri să-i cunoască pe cei care le asigură soluții WOW zi de zi: colegii mei.

În încheiere, vreau să le mulțumesc personal prietenilor mei de la Golden Tulip Times, colaboratori de nădejde, pentru eforturile depuse în realizarea unei seri excepționale!

Le ofer o insignă de merit pentru livrarea acestui eveniment WOW! și…

Golden Tulip Poza… le dedic o melodie care îi reprezintă în totalitate: Youre simply the best!

*** Am gândit evenimentul pentru Spring SuperBlog 2016 ***

Author: redactiags

Share This Post On
468 ad

Trackbacks/Pingbacks

  1. SuperBlog | Proba 11. Rețeta unui eveniment de afaceri reușit - […] Cum să livrezi un eveniment… WOW! […]

Submit a Comment

Adresa ta de email nu va fi publicată. Câmpurile necesare sunt marcate *